Privacy beleid
INFORMATIE OVER DE ALGEMENE VERORDENING (AVG) en deCONSEQUENTIES VOOR DE OSO
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG bevat nieuwe privacy regels met als belangrijkste doel persoonsgegevens doorgegeven aan organisaties en verenigingen nog beter te beschermen. In het reeds bestaande huishoudelijk reglement wordt een aparte bijlage met de beschrijving van dit Privacy protocol toegevoegd.
Hieronder volgt een overzicht van wat ten aanzien van de persoonsgegevens van OSO leden is vastgelegd in het Privacy protocol, zodat de verstrekte persoonsgegevens voldoende beschermd en veilig zijn. Wanneer een OSO lid dat wil kan het inzage krijgen in de gegevens die de OSO van hem/haar heeft opgeslagen en kan het verzoeken hier zo nodig wijzigingen in aan te brengen.
Alle persoonsgegevens die de OSO van u bij de opgave van het lidmaatschap heeft gekregen zijn en worden op één centrale plaats opgeslagen bij ledenadministrateur mevrouw J.M. van Zoelen. Zij is de enige die toegang heeft tot deze gegevens en deze beheert. Bij afwezigheid of ziekte van haar neemt de voorzitter haar taak op zich en heeft op dat ogenblik toegang tot het beheer van de gegevens.
De aanwezige persoonsgegevens van OSO leden worden niet verstrekt aan derden. Dit geldt ook voor persoonsgegevens van niet OSO leden die door middel van bepaalde activiteiten zijn verkregen.Met betrekking tot het OSO lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens gevraagd: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, geboortejaar. De naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor: het contact met de OSO leden en ten behoeve van:
het jaarlijks bezorgen van de OSO lidmaatschapskaarten
het periodiek bezorgen van de OSO nieuwsbrieven en programmaboekjes hettussentijds bezorgen / versturen van extra nieuwsbrieven en informatie
Het bankrekeningnummer wordt gebruikt ten behoeve van het innen van dejaarlijkse contributie van OSO leden die betalen via het automatisch incassosysteem. Van OSO leden die niet gebruik willen / kunnen maken van hetautomatisch incasso systeem wordt geen bankrekeningnummer opgeslagen in de administratie.Het geboortejaar wordt gebruikt om als vereniging een overzicht te hebben van de leeftijdsgroep en leeftijdsopbouw van de leden die deel uitmaken van de OSO.
Bij opzegging van het OSO lidmaatschap en / of bij overlijden worden allepersoonsgegevens van het betreffende OSO lid uit de ledenadministratieverwijderd en vernietigd.
Algemene regels voor het OSO bestuur en de OSO Activiteitencommissies metbetrekking tot het gebruik van persoonsgegevens in verband met contact met deleden en ten behoeve van het bezorgen / versturen van informatie e.d.
Het OSObestuur: De penningmeester / ledenadministrateur verstrekt éénmaal per maandaan het bestuur een kasoverzicht en een overzicht van het aantal OSO leden.Indien nodig voor een activiteit, bezorging van informatie of iets dergelijks verstrekt de ledenadministrateur een overzicht van de OSO leden aan het bestuur. De naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en geboortejaar kunnen hierop worden vermeld al naar gelang de relevantie hiervan met betrekking tot de vraag.
Na afloop van zo’n bovengenoemde activiteit vernietigen de bestuursleden debetreffende lijsten met persoonsgegevens. De gegevens van deze lijsten wordenniet ter beschikking aan derden gesteld.
De activiteiten commissies van Appelscha, Haulerwijk, Makkinga en OosterwoldeDe ledenadministrateur verstrekt periodiek aan de contactpersoon met het bestuur van de betreffende activiteitencommissie een overzicht van het aantal leden in zijn / haar dorp. Wanneer dit nodig is voor een activiteit of voor bezorging van de OSO Nieuwsbrief en informatie verstrekt de ledenadministrateur alleen aan de contactpersoon van de betreffende activiteitencommissie met het bestuur een adressenlijst van de OSO leden in dat dorp. Na afloop van zo’n bovengenoemde activiteit vernietigt de contactpersoon een dergelijke adressenlijst. Ook worden de gegevens van zo’n lijst niet ter beschikking aan derden gesteld.
Het OSO bestuur hoopt u zo voldoende op de hoogte te hebben gesteld van haar privacy beleid, waarbij uw persoonsgegevens voldoende zijn beschermd en beveiligd.